企业档案管理制度范本

发布时间:2017-07-09 来源: 制度 点击:

篇一:公司文件档案管理制度

公司档案管理制度

总则

为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作,维护档案的完整和安全,特制定本制度。

一、适用范围

1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。

2、会议文件,包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等

3、公司的请示与上级批复文件

4、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告

5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料

6、公司制定的章程、制度等文件材料

7、公司营业执照、税务登记证等重要文件

二.档案保管

1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。

2、保管人员需根据文件内容及其历史关系,合并整理,分类保存。

3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理后归档。

4、库藏文档要定期核对,做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。

三.档案借阅

1、借阅档案必须先办理借阅手续,登记《档案借阅审批表》由部门负责人签字。

2、借阅的案卷要注意爱护,不得丢失、损坏、涂改。

3、借出的档案要注意保密,不得将档案带入私人场所,不得让无关人员翻阅。

4、借阅的档案应如期归还,如因工作需要到期不能归还者,要说明情况,办理续借手续。

4.归还档案时,由档案保管人员当面查点清楚,并在《档案借阅审批表》上及时注销。

5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料,必须经公司领导批准,否则一律不准借阅、抄录、复印。

四.档案销毁

经确定需销毁的档案,由档案保管人员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。

五. 档案保密

1、档案保管人员要严守机密,档案存放要单独设锁,无关人员不准接触。

2、不得传播、议论有关机密问题。

3、档案资料不准带到公共场所。

篇二:公司档案管理制度(实用版本)

档案管理制度

XY/GL-10

为了规范公司内、外文件,资料、证件的管理,确保各类档案保管的规范有序和完整准确,提高档案资料查阅、使用效率,特制订本制度。本制度适用于公司各部门档案的规范管理。

一、 各级档案管理员职责

(一) 公司办公室负责公司级档案资料的保管,各部门只负责涉及本部门业务

的档案资料的保管;

(二) 各级档案管理部门必须指定专人负责档案管理,切实做好保密工作,严

格按照本制度要求对各类档案资料进行分类、立目、归档等工作,确保各类档案分类清晰、立目规范、归档及时准确;

(三) 档案管理人员必须做好档案的“防火、防潮、防尘、防盗”工作,定期

对纸质档案进行整理,确保安全;

(四) 各级各类档案,一律采取纸质档案和电子档案保管同步的方式,确保档

案查阅快捷、准确。

二、 档案分类

(一) 法规性文件。包括上级颁发、需公司执行的,或由公司发行的各种标

准、规章制度等。

(二) 公司的重大决议。包括由公司董事会、管委会及其相关行政会议等形

成的文件和会议材料、会议记录等。

(三) 计划性文件。包括公司总体计划或规划、项目发展计划、经营质量计

划、营销计划、财务计划等。

(四) 总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度

企业档案管理制度范本

和月度

工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

(五) 凭证性文书材料。包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始

记录和凭证,如财产状况、合同书、协议书等的原始记录和文本。

(六) 证件性文书资料。包括法人营业执照、税务登记证、土地许可证、开

发资质证、施工许可证、规划许可证、公司和作品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

(七) 汇报性文书资料。包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计

表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

(八) 劳资人事资料。包括公司下属各部门的人事任命、调整,员工培训、

工资审核记录,员工档案等相关资料。

(九) 声像制品资料。包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文体娱

乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。 类管理。各部门负责管理与本部门业务紧密相关的各类档案资料,办公室还要负责对公司级各类档案资料的管理。

三、 档案管理程序

(一) 建档。档案管理人员收集到的档案资料,应按照档案性质进行合理分

类,建立电子档案和纸质档案,确保电子文档记录与纸质档案统一、对应。遵循“批复在前、请示在后,正件在前、附件在后,印件在前、定稿在后,重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后”原则进行建档。对于没有名称的资料,档案管理人员必须命名。

(二) 编号。同类档案资料,按收到资料的时间先后顺序进行排序。每份档

案资料可以用铅笔或打印字条进行编号,按编号顺序在《档案登记目录表》(见附件一)中填写名称、日期等信息,以便查阅。

(三) 保管。各部门应具备档案柜,对档案柜及其钥匙进行编号。可以采用

文件盒或档案袋对各类档案资料进行装存,文件盒或档案袋上必须标注清楚档案分类名称、年份等。

(四) 存档。档案保存期限分为定期、永久。定期按文件材料的保持价值分

为1年,5年,10年。

1. 永久保存:

(1) 公司章程、制度、合同

(2) 组织规程及办事细则

(3) 董事会、管委会记录

(4) 财务报表

(5) 政府机关核准文件

(6) 不动产所有权及其他债权凭证

(7) 工程设计图

(8) 其他经核定须永久保存的文书

2. 10年保存:

(1) 预算、决算书类

(2) 会计凭证

(3) 事业计划资料

(4) 其他经核定须保存10年的文书

3. 1年至5年保存:

(1) 期满或解除之合约

(2) 其他经核定保存5年的文书

(3) 会议纪录

4. 1年以下暂时保存:结案后无长期保存必要者。

四、档案日常管理

(一) 借阅

1. 借阅手续:

(1) 公司档案密级分为绝密、机密、秘密和非密四给级别。因工作需要,公

司的其他人员需借阅档案时,由借阅人填写《借阅档案申请表》(见附件

二),经过部门负责人审核并由办公室主任签字批准后,方可借阅。如果审核人或批准人不在公司,可以由借阅人或经办人通过微信、手机短信等方式申请同意后办理,待审核人或批准人回公司后签字确认。

(2) 绝密级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;秘密

级档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。

(3) 档案员接到借阅条,经核查后,取出该项档案,并在《借阅登记表》(见

附件三)上注明借出日期和归还日期,以备及时催还。

(4) 档案归还时,经档案员核查无异后,档案即归入档夹,填写归还日期,

取消借阅记录。

2. 借阅人须爱护档案,保持整洁,不得转借、拆卸、遗失、调换、污损所

借的档案,不得在文件上圈点、画线和涂改,未经批准不得复印和摘抄档案。

3. 借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件,需借阅部门负责人书面

请示,经办公室主任批准。

4. 借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时,应变更借阅

登记,不得私自授受。

5. 会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊

需要,查阅有关会计档案时,应持正式公文,并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司;如需摘抄、复印,应经财务负责人同意方可办理。

(二) 销毁

1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2. 凡属于密级的档案资料必须由公司办公室主任批准方可销毁;一般的档案资料,由部门负责人批准后方可销毁。

3. 每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案资料销毁清册》(见附件四),报公司主任审核批准,并指定其监销人后方可进行销毁。《档案资料销毁清册》需注明:销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。

4. 销前,按照清册清点;销后,在清册上签名盖章。《档案资料销毁清册》需永久保管。

5. 保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种:未结清的债权债务;未了事项;正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷,直到事项完结时为止。

(三) 移交

1. 需要进行移交的档案,需由档案员编制《档案移交登记表》(见附件五),报公司负责人审核批准并指定其监交人后,方可进行移交。《档案移交登记表》需注明:移交档案目录、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。

2. 移交前,按照清册清点;移交后,在清册上签字,《档案移交登记表》一式两份,移交方和接收方各一份并永久保管。

(四) 保密

1. 档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案,维护档案的完整和安全,主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。

2. 档案员应忠于职守,遵守纪律,保守秘密,树立全心全意为公司各项工作服务的思想,主动,准确,迅速地为利用者提供档案资料。

3. 爱护档案室的一切设施设备,任何人未经许可不得使用及随意翻动。

篇三:集团公司档案管理制度汇编77p

档案管理暂行规定

第一章 总则

第一条 为了加强集团公司档案管理,有效保护和利用档案,更好地为集团公司各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规、国家档案局、国家经贸委、国家计委联合发布的《企业档案工作管理规定》(档发[2002]5号)和江苏省、南京市的有关规定,特制定本暂行规定。

第二条 公司档案是公司在各项活动中形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种形式的文件材料。

第三条 公司档案工作是公司管理基础工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。档案工作实行统一领导、分级管理的原则,各部门和个人不得私自留用。

第二章 档案管理体制

第四条 集团公司档案工作由总经理(或副总经理)分工领导,并列入公司领导议事日程。各分公司要指定一名领导分工负责本单位的档案工作。

第五条 集团公司总经理办公室负责公司档案管理工作,接受上级档案部门和公司领导的监督和检查。各分公司办公室负责本单位档案管理工作,接受本单位领导和集团公司总经理办公室的监督和检查。

第六条 集团公司总经理办公室设档案库房,集中管理集团公司档案。有条件的分公司和控股子公司可设档案库房,集中管理本单位的档案。

第七条 集团公司总经理办公室、集团公司各部门、分公司及控股子公司设专职或兼职档案员。专职或兼职档案员负责日常工作中文件、材料的收集、保管、整理和移交工作。在档案业务上接受集团公司总经理办公室的指导。

第八条 档案工作人员要不断提高政治和业务素质,认真执行党和国家的方针政策及本公司的档案管理制度和保密规定。

第三章 文件材料的形成与归档

第九条 集团公司总经理办公室根据国家法律、法规和上级部门的规定,分别制定各类文件材料的归档办法。文件材料的运转要遵循计划、生产(施工)、技术、经营等项工作和文书处理的程序。

第十条 公司各项活动中形成的文件材料(含缩微胶片、照片、录音、录像和计算机磁带、磁盘、光盘、实物)由各部门、单位兼职档案员负责积累、整理归档。 第十一条 文件材料归档的基本要求

(一) 归档的文件材料必须完整。

(二) 归档的文件材料必须准确地反映本单位各项活动的真实内容和历史过程。

(三) 归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律,并注明保管期限。

(四) 需归档的文件材料应书写清楚、字迹端正、图样清晰,文件书写和载体材料能耐久保存,不能用复写纸、铅笔、圆珠笔和纯蓝墨水书写。

(五) 文件材料的整理符合规范。

(六) 归档的电子文件,应有相应的纸质材料一并归档保存。

第十二条 各类档案应分别制定归档范围。

第十三条 归档时间

(一) 各部门、单位工作中形成的党群工作档案、行政管理档案、经营管理档案、生产技术管理档案的归档文件材料,在次年四月底之前由各部门、单位兼职档案员收集、分类整理,经本部门、单位负责人审定后,向档案管理部门移交。

(二) 基本建设档案资料在任务完成后或某一项工作结束后,将应归档的文件材料及时整理,组成保管单位,经有关负责人审定后,向总经理办公室移交。

(三) 设备仪器档案、干部职工档案材料及声像光磁档案应随时归档。

(四) 各单位形成的会计档案于次年四月底前由各单位兼职档案员负责整理立卷或装订成册后移交本单位财务部门保管,两年后移交档案管理部门统一保管。 第十四条 一般档案归档一式一份,比较重要的和利用频繁的档案归档一式两

份。

第十五条 各部门、单位档案归档时需严格办理移交手续,由各部门、单位兼职档案员填写移交清单一式两份,会签后的移交清单由档案管理部门和移交部门、单位各保存一份。

第十六条 档案材料的形成、积累、整理和归档工作要列入公司各部门、单位工作计划,列入有关部门、单位的职责范围和有关人员的岗位责任制。

第十七条 本公司科研成果鉴定、基建工程竣工验收,必须有总经理办公室档案人员参加。文件材料不完整、不准确,不能进行鉴定、验收。

公司新购设备、重要仪器和引进项目的文件材料到货时,有关专业部门应会同档案管理部门检查验收文件材料,并及时归档;公司新购车辆,由接车负责人将随车技术文件材料及维修资料统一清点保管,回公司后交档案管理部门存档。重复的随车(机)技术文件经办理登记手续后可交由安全机务部及车辆修理单位保管。 第十八条 各部门、单位工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议,收集获得的文件材料要按照归档范围的规定,及时到档案管理部门归档。

第十九条 要做好公司内部机构、分公司撤销、合并、分立时和收购兼并企业的应归档文件材料的交接工作。

第二十条 集团公司总经理办公室对集团公司范围内档案的形成、积累、整理和归档工作有权进行指导、督促、检查。

第四章 档案的管理

第二十一条 总经理办公室根据国家有关规定制订集团公司档案分类编号办法。集团公司档案分为以下九类:

A党群工作类B行政管理类

E基本建设类 C经营管理类 F设备仪器类 D生产技术管理类

G会计档案类H干部职工档案类I声像光磁类

第二十二条 档案编目与编制检索工具

要编写档案总目录,各类档案要各自编写分类目录,并根据实际需要编写档案检索目录。著录方法按中华人民共和国档案行业标准《档案著录规则》(DA/T18-1999)执行。

第二十三条 存放档案必须用专用柜、架,排架方法要科学和便于查找。 第二十四条 每年进行一次库藏档案的清理核对工作,做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时,要说明原因,并保存依据。

第二十五条 档案库房管理按《档案库房管理暂行规定》执行。

第二十六条 档案管理部门要建立健全档案统计工作,统计数据以原始记录为依据,要做到准确、可靠。档案统计工作按《档案统计工作暂行规定》执行。 第二十七条 公司档案管理现代化应与信息化建设同步发展,档案管理部门要做好档案现代化管理基础工作,逐步采用电子计算机、现代光学技术等先进手段进行档案管理。

第五章 档案的鉴定和销毁

第二十八条 根据国家和上级部门的规定,编制本公司各类档案保管期限表。档案保管期限分永久(50年以上)、长期(15-50年)、短期(15年以下)三种。确定保管期限的基本原则是:

(一) 对本公司有长远利用价值的档案应永久保存;

(二) 对本公司在一定时期内有利用价值的档案分为长期或短期保存;

(三) 凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。永久、长期、短期档案应采用三种不同的色标区分,永久为红色,长期为蓝色,短期为黄色。 第二十九条 档案鉴定和销毁工作按《档案鉴定和销毁暂行规定》执行。

第六章 档案的借阅与保密

第三十条 企业档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容。档案管理

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