行政办公室作业指导书

发布时间:2016-11-27 来源: 行政 点击:

篇一:办公行政作业指导书

办公行政作业指导书

目录

第一节 接听电话作业指导书 第二节 来访接待作业指导书 第三节 固定文件制作业指导书 第四节 档案立卷作业指导书 第五节 档案管理作业指导书 第六节 档案调配作业指导书 第七节 图书入库作业指导书 第八节 图书盘点作业指导书 第九节 文件收发作业指导书 第十节 受理员工申诉作业指导书 第十一节 物资设备盘点作业指导书 第十二节 行政库房盘点作业指导书 第十三节 提案管理作业指导书

第十四节 计划、总结、监控作业指导书 第十五节 会议组织作业指导书 第十六节 查场作业指导书 第十七节 查岗作业指导书 第十八节 车辆派单作业指导书

第十九节 固定资产及耐用品建档作业指导书 第二十节 物品采购作业指导书 第二十一节 物品调配作业指导书 第二十二节 物品报废作业指导书

接听电话作业指导书

任务接听电话 部门 综合办

适用职位 行政文秘及所有接听电话人员批准人

部门经理 总监总经理

日期 编号 标准:

1. 使用规范标准的普通话; 2. 记录信息的准确度达到100%。 程序:

1. 电话响起。电话铃响起3声内接听;

2. 接听电话。左手拿起电话,右手准备纸和笔,微笑的问候:“您好,” 3. 了解对方情况。包括:姓名、单位、来电的目的等; 4. 确定需接听电话人员是否在。30秒内确定该人员是否在;

5. 如果在,请需接听电话的人员接听接话;如果不在,礼貌告知对方并询问是否需要留言。

6. 记录留言信息。完整,无偏差的记录信息内容;

7. 回馈留言内容。第一时间与相关人员沟通,确保信息传递不失真、不拖延。

注意事项:

1. 适当提醒接听电话的人员必须言简意赅,尽量在节约时间;

2. 规范的普通话,语言清晰,控制说话的声音,避免影响其它人员的工作;

相关表格:

来访接待作业指导书

任务 来访接待 部门 综合办适用职位 行政文秘及所有接待人员 批准人

部门经理总监总经理

日期 编号 标准:

1. 标准的普通话;

2. 热情、礼貌的接待来访者; 3. 杜绝访客无人问津的情况发生;

4. 来访办理的事情不论是否属于自己负责的范围,都不能说“不知道”、“不清楚”。 程序:

1. 迎接访客。看到有访客进入公司,必须主动起身微笑、问好;

2. 了解来访目的。与访客沟通明确来访的原因、寻找的对象、访客的基本信息; 3. 引导访客至来宾休息区;

4. 及时与被访部门沟通,确定被访人、是否接见以及见面时间;

5. 如果被访人暂时不能接见,应告知来访者原因以及等待时间,并准备茶水和报纸、杂志等供其翻阅; 6. 引导访客去相应部门; 7. 访问结束,应送别访客。

注意事项:

1. 用双手递接名片,拿名片的手不要放在腰上,接过名片后确定姓名正确读法; 2. 对于来访总经理、财务部的访客要谨慎判断,与相关人员进行沟通后确定是否引见;

3. 如果被访人不在,那么应告知来访者被访人的去处、大概什么时候能回来,并让来访者确定是否等待,若不等待,应询问是否留下联系方式或信息; 4. 如相应部门负责人不必接见的访客,需婉转回答; 5. 记录要求:准确记录相关信息,及时传达。

相关表格:

固定文件制作作业指导书

任务 固定文本制作 部门 综合办适用职位 行政文秘及所有使用者 批准人

部门经理总监总经理

日期 编号 标准:

1. 打印、复印文稿,按送稿先后顺序安排; 2. 打字要快速、准确,排版美观,装订整齐;

3. 节约成本,废纸利用率达90%以上,纸张浪费率控制在5%以内; 4. 重要文件的文件格式字体、版式统一。程序:

1. 明确文件类型及格式

(1) 通知、通报、告示档的格式:标题居中1号加粗宋体,敬称顶格2号宋体,

正文3号宋体,落款3号加黑宋体;

(2) 红头文件格式:页眉为居中1号加粗红色宋体,宁港发[2008]X号为居中

四号加粗宋体,正文标题3号加粗宋体,正文及落款小四号宋体; 2. 检查文件的内容,文件内容100%与工作有关; 3. 打印文件;

4. 填写《打字、复印登记表》。

注意事项:

1. 个人数据,禁止在公司打印、复印; 2. 注意数据信息的保密,不得截留任何文件; 3. 爱护办公设备,不得违规操作。

4. 如行政人员下班后,有部门人员需加班使用复印机时,应与负责人沟通,填写《打字、复印登记表》,使用完后务必关机。

相关表格:

《打字、复印登记表》

篇二:行政后勤作业指导书

第二部分 员工岗位说明书

一、行政后勤岗位

第三部分 工作作业指导书

一、每天工作

行政后勤

1、例行工作:每周至少检查一次并对各部门卫生情况进行打分,对卫生工作做的差的部门责任人进行罚款。

2、例行工作:办公费用的计划、办公用品的申购、管理和发放工作;如有需要,协助采购。 3、例行工作:员工生日福利、节日福利的统计、申请、发放、结算及报销。

4、例行工作:每月25日前统计公司员工电话费补助明细表及电话充值卡的购买和发放。 5、例行工作:公司各类文件和资料的归档、分类、整理、管理。 6、例行工作:固定资产及低值易耗品的管理。

7、例行工作:为员工办理离职交接手续,离职人员在办理离职时,应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还,有缺失的应照价赔偿。

8、例行工作:每月22日-24按时为公司缴纳座机及手机的费用,并随时办理相关通讯业务。 9、例行工作:公司公务招待(就餐、住宿)的安排以及招待费用的统计、结算及报销。 10、例行工作:公司内部餐厅食材及消耗品费用的审批、结算及报销。

11、例行工作:日常后勤服务,办公设施有损坏需维护,负责及时联系相关部门解决问题。 12、例行工作:负责公司员工宿舍设备设施及就宿人员的管理;

13、随机性工作:安排花卉公司对公司所有花卉、盆栽的维护、保养及更换。 14、随机性工作:领导安排的其他临时性工作。

二、工作作业指导

(一)办公用品的申购、入库及发放管理工作作业指导

适用职位:行政后勤

作业标准 :

1、科学管理,合理购置及正确使用固定资产及办公用品。 2、办公物品出入库登记,盘存,帐物相符。 3、办公用品品种齐全、库存合理、开支适当。 4、控制采购成本,节约经费开支。 程序

1、办公用品的分类:

1.1、常用消耗品:签字笔、圆珠笔、中性笔、铅笔、修正夜、固体胶、液体胶、笔记 本、透明胶

带、双面胶、回形针、大头针、图钉、复写纸、标签、告示贴、便签纸、橡皮、长尾夹、单片夹、文件套、拉链袋等。

1.2、控制品:文件夹、档案盒、文件盒、文件架、三层文件盘、笔筒、剪刀、卷 笔刀、直尺、三

角尺、压杆夹、打孔器、计算器、订书机、记号笔、美工刀、刀片、票夹、起钉机、印台(油)、打印纸等。

1.3、特批品:量具、印刷品(各类宣传单、各类表格、文件头等),刻录盘、U盘、电脑消耗品

(鼠标、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓、色带)、办公设备、办公家具等。 1.4、固定资产:桌椅、公文柜、电脑、饮水机、打印机、复印机等。 2、申购计划与审批流程:

2.1、办公用品申购计划在每月25~30日间,根据实际需要及库存量情况以及消耗水平,将所需办

公用品的种类、规格、数量统计、汇总,并打印物品购买申请单计划签呈。(附件物品购买申请单)

2.2、申购计划经行政部门总监审核后,提交财务部总经理审批;部门申购计划经部门经理审核后,

交行政部门总监核准,再提交财务部总经理审批;呈送公司总经理审批,获准后将申购计划单交由采购部实施采购。

2.3、临时急需的办公用品,由部门办公用品负责人提出申请,经部门总监确认,总经理批准后购

置。

3、入库及保管流程:

3.1、办公用品采购到位后,由行政部后勤人员验收并办理入库手续。

3.2、所采购物品必须一一登记造册,如:名称、规格型号、数量、价格及用途等。 3.3、必须清楚地掌握办公用品库存情况,并经常整理与清洁,必要时要实行保全措施。3.4、办公用品应定期盘点,盘点要求做到账物一致,如果不一致必须查找原因。

4、 发放与控制流程 :

4.1、提出申购的部门可到综合部办公用品保管员处办理领用手续,在出库单/领用发放记录表上签字

确认。

4.2、办公用品领用之后,使用人员应尽量节约,严禁浪费或假公济私。

4.3、对于计算器、订书机、水笔、胶水、电池等物品,采取以旧换新的惯例,禁止无限制发放领

用。

5、办公用品的交接和收回

5.1、员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品及固定资产的交接或收回时,应严格遵守交

接回收。

5.2、移交人需逐项列出物品清单,综合部清点核对台账确保办公用品损耗程度,书面标明,移交接

收回。

注意事项:

1、建立和登记办公用品台账。

2、定期核查所领物品登记表,做好办公用品的购置、发放和库存管理。 3、办公用品应为办公所用,禁止私用或挪用。 4、办公用品应本着节约的原则,不得浪费。 5、盘点出现差异,核查原因并进行相应处理。 相关表格:

《物品采购申请单》

《物品发放明细一览表》

物品发放明细一览表

《办公用品盘存表》

盘点人: 监盘人: 日期:XX年X月X日

篇三:行政部作业指导书

目录

一、 二、 三、 四、 五、 六、 七、 八、

物业管理服务人员配备 ........................................................................................................................ 3 物业档案管理 ........................................................................................................................................ 4 物业管理处员工办公行为规范 ............................................................................................................ 6 仓库管理制度 ........................................................................................................................................ 8 更衣室管理规定 .................................................................................................................................... 9 制服、工牌及更衣柜管理制度 .......................................................................... 错误!未定义书签。 管理处章使用制度 ...............................................................................................................................11 行政物品使用制度 .............................................................................................................................. 12

一、 物业管理服务人员配备

管理处各部门、各岗位的人员配备数

二、 物业档案管理

1 资料的收集

1.1 采取系统化、科学化、电脑化的先进手段对小区的档案资料进行管理。建立相应的规章

制度,对所有档案资料进行严格管理。

1.2 资料的收集坚持内容丰富的原则,根据实体资料和信息资料的内容,在实际工作中从需

要出发,扩大信息资料的来源渠道,从时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料;从空间上讲是指物业构成的方方面面,大到建筑本体、公共设施,小到每项设备标牌都有详细的资料收集。

2 资料分类整理

2.1 收集后的所有信息,统一由专人集中整理。整理的重点是去伪存真,根据档案的来源、

信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分,做到条理清晰、分类合理。

3 资料归档管理

3.1 归档就是按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。根据实际需要,本项

目档案管理拟采用原始档案和电脑档案双轨制。采用多种形式的文档储存方式,便于原始档案的保存,如录像带、胶卷、照片、图景等。档案组卷按不同业务性质、编号、造册、编辑、并分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。 3.2 档案的查阅借用都应有严格的规定:必须由具备资格的人员经登记后方可借出;归还时,

须由专人进行检查,如有破损,立即修复,追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件,严防文件的流失。 3.3 档案的管理环境必须做到“三防”,即防火、防潮、防变质。

4 档案资料的管理 4.1 设备档案资料的管理

1) 设备设施档案资料(竣工图、说明书、合格证、许可证、协议书、批复、执照等)

齐全,建立设备台账、目录清晰、项目齐全、管理完善、随时查阅。

2) 工程竣工后,专人负责档案资料的索取、整理、分类、编目、归档、入库。 3) 建立标准化档案资料库,使档案资料可靠、完整地保存。 4) 运用现代化手段,档案资料实现电脑化管理,检索方便。

5) 建立档案管理制度,完善档案收集、移交、归案、查阅、归类调阅手续,使档案

资料处于动态监控中。

6) 建立综合设备台账制度,建立全寿命设备管理制度,把设备全寿命期内的设备本

体、日常运行、日常维修、技术改造、报废等工作建立完整的档案库。 4.2 管理处档案资料的管理

1) 对与管理质量有关的管理性文件、质量体系文件、技术性文件及资料等进行控制,

使文件处于受控状态,按《程序文件》的规定进行管理,保证相关场所使用有效版本的文件,作废文件按一定的程序处理。

2) 由行政财务部负责质量体系文件、管理性文件、技术性文件、相关外来文件、资

料的发放、更改控制等管理。

3) 建立一套完整的收发文管理制度,包括对外行文、内部行文管(来自:www.xLtKwj.coM 小 龙 文档网:行政办公室作业指导书)理办法;对规定文

件的编号、格式、打印、校对、发送、存档等。对外来文件的登记、传阅、批复、催办等做出规定。

4) 质量记录保存完整,根据《程序文件》的规定分部门(工程、安保、环境、行政)、

分期(日、周、月、季、年)保存。

4.3 档案资料的分类

1) 工程建筑产权资料:

a) 规划图纸、项目批文、用地批文

b) 建筑许可证、投资许可证、开工许可证 2) 工程技术资料:

a) 红线图、总平面图

b) 地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告 c) 工程合同、工程预决算

d) 工程设计变更、通知及技术核算单 e) 竣工图:单体建筑、结构、设备竣工图

f) 消防、燃气、智能化等工程及地下管网竣工图 g) 房屋、消防、燃气竣工验收证明书 h) 钢材、水泥等主要材料的质量保证书 i) 新材料、构配件的鉴定合格证书

j) 供水、供电、电梯、消防、智能化等设备的检验合格证书 k) 砂浆、混凝土试块、试压报告 l) 绿化工程竣工图

相关热词搜索:指导书 作业 办公室 行政 办公室人事作业指导书 作业指导书怎么写 办公室卫生指导书

热点文章阅读

版权所有 小龙文挡网 www.xltkwj.com