合同管理责任追究制度

发布时间:2017-02-04 来源: 合同 点击:

篇一:公司合同管理制度

公司合同管理制度

第一章 合同管理总则

1、目的和依据

为加强公司的合同管理工作,预防、减少和及时解决合同纠纷,维护企业合法权益,提高经济效益,根据《中华人民共和国合同法》,结合公司的实际情况,制定本制度。

2、适用范围

本制度适用于公司及其所属各单位与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等,包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同、保险合同等。

3、签订书面合同范围

除即时交割银货两清的简单小额经济事务外,应当采用书面合同形式。

4、合同管理原则

合同管理必须遵循依法办事,预防为主,层层把关,跟踪监督,及时调处,维护企业合法权益的原则。

签订、履行、变更、解除合同,必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章,参照有关政策。

5、保守商业秘密

管理、参与合同工作的一切有关人员,应当为公司保守商业秘密。

第二章 合同运作程序

1、申请。有关生产的物资采购及维修的申请按公司有关制度和《关于加强物资管理的实施意见》规定的程序办理,其他以公司名义对外进行经济事务应当由业务部门提出书面《合同项目申请书》,应写明合同项目目的,项目内容及要求,项目意向及思路和资金预算,报请分管领导和董事长审批。

2、起草。《合同项目申请书》经审批后,由业务部门对本部门的业务内容按照合同法的要求负责起草、拟定合同文本。

3、审核。合同文本起草拟定好后必须及时报送司法办审核,由司法办对送审合同文本及相关材料进行合法性审核。对于符合法律法规规定和公司合同制度要求的,给予办理审批手续。对于不符合法律法规规定和公司合同制度要求的,提出书面审核意见,按《合同审核规定》的审核意见处理程序办理。

4、签订。经司法办审核办理审批手续后,由业务部门报请分管领导和董事长(法定代表人)审批后,由行政办公室负责加盖公司合同专用章或公章。

5、履行。由业务部门具体负责其承办合同的履行。合同的履行应当在书面合同审核签订后方可履行,不得先履行或履行完毕后再签订书面合同。

6、监督。由企管、审计、机电、仓储、总务等职能部门和其他相关单位、部门按照公司有关规定和《关于加强物资管理的实施意见》负责监督合同质量的履行。严格按照验收或商检程序办理,对不符合

合同约定的标的在法定期限内及时提出书面异议。

7、归档。合同履行完毕,由业务部门按本制度规定做好合同文本及相关材料的归档工作。

第三章 合同管理职责

1、公司合同管理部门司法办的主要合同管理职责

(1)认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例,依法保护本公司的合法权益。

(2)公司实行二级合同管理,司法办全面负责公司的合同管理,负责制定、修订本公司合同管理制度、办法;负责组织实施公司合同管理监督的工作。

(3)审查合同,对送审合同文本进行合法性审查,防止不完善或不合法的合同出现。

(4)依法处理本公司的合同纠纷。

(5)做好合同统计、归档、保管工作。

(6)负责本制度的监督执行。

2、合同承办部门的主要职责

(1)依法签订、履行、变更、解除本部门的合同,并负责本部门的合同管理。

(2)严格审查本部门所签订的合同的对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力,并保存相关资料。

(3)业务部门应严格按照合同法规定的合同实质性条款具体负责拟订合同条款或合同文本,并对合同实质性条款中业务内容的合法性、

真实性、准确性负责,防止不完善或不合法的合同出现,确保合同规范和正确。

(4)业务部门应统筹安排合同拟签时间,必须按规定给司法办留出合同审核时间,以保证审核质量,防止出现问题合同。

(5)合同签订后,应当及时将一份合同文本原件分别送交司法办和财务部门存档备案。

(6)业务部门对所签合同,认真负责执行,并定期自查合同履行情况。在合同履行过程中,加强与其它各有关部门联系,保存履行过程中的有关资料并做好履约记录,发生问题及时向司法办通报。

(7)业务部门的业务合同承办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的,业务部门应把其与合同有关的资料及空白合同、名片、委托书等材料收回,由业务部门确认后,人力资源部门方可办理有关手续。

(8)负责本部门合同的登记、统计、归档工作。

(9)配合司法办做好合同管理工作,协助司法办处理合同纠纷。

3、财务部门的主要职责

(1)加强与供销等有关业务部门的联系,及时通报合同履行中的应收应付情况。

(2)做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析,提出处理建议、妥善保管收、付凭证。

(3)配合司法办做好合同管理工作,协助司法办处理合同纠纷。

4、行政办公室的主要职责

(1)严格按照制度对公司的合同专用章和公章进行管理和使用,

并设专人管理。

(2)严格按照合同审签程序执行,审查合同审核与审批手续是否完备,未经司法办审核和未经公司领导审批的合同,不得加盖合同专用章或公章。符合条件的才可加盖合同专用章或公章。

(3)做好合同专用章和公章的保管和使用工作,遗失的应及时向公安机关报案并登报声明。

(4)不得随带公章、合同专用章或已盖公章或合同专用章的空白授权委托书、空白合同出差,特殊情况,应按合同审签程序办理《带章外出审批表》和《空白法律文书审批表》报司法办审核备案,由董事长批准。由行政办公室负责监督执行带章外出的使用工作。

(5)做好与合同有关资料的登记归档工作。

(6)配合司法办做好合同管理工作。

5、监督履行部门职责

(1)公司合同监督履行的部门主要由企管、审计、机电、仓储、总务等职能部门和其他相关单位及部门按照公司有关制度规定和部门职责要求以及《关于加强物资管理的实施意见》负责监督合同标的、质量的履行。

(2)监督履行部门应当严格按照验收或商检程序办理,对不符合合同约定的标的在法定期限内及时提出书面异议。

(3)在合同履行的过程中,合同监督履行部门应及时派员对合同标的、质量进行跟踪监督,确保质量要求达到约定标准,发现问题及时要求合同承办部门纠正,切实履行监督职能,维护公司利益。

(4)在履行合同过程中发现重大问题应及时通报司法办并向公司

篇二:合同管理制度

地产开发有限公司

合同管理制度

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目 录

第一部分总则 ..................................................................................................................... 2

一、合同管理定义 ................................................................................................................... 2

二、适用范围 ...........................................................................................................................(转 载于:wWw.xLTkwj.cOM 小 龙 文档网:合同管理责任追究制度) 2

三、合同管理原则 ................................................................................................................... 2

第二部分 管理机构和职责 ................................................................................................... 3

一、材料部职责 ....................................................................................................................... 3

二、销售部职责 ....................................................................................................................... 3

三、公司合同管理相关部门主要职责 ................................................................................... 3

(一) 材料部 ......................................................................................................................... 3

(二) 法务主要职责 ............................................................................................................. 4

第三部分 合同过程管理 ....................................................................................................... 5

一、合同的拟定 ....................................................................................................................... 5

(一)通用合同的拟定(销售收入类合同) ....................................................................... 5

(二)非通用合同、制式合同及其他合同的拟定(除销售收入类以外) ....................... 5

二、合同审批权限 ................................................................................................................... 5

(一)合同审批授权(根据公司运行情况调整时进行编制) ........................................... 5

(二)支出类合同的审批流程及其表单 ............................................................................... 6

(三)收入类合同的审批流程及其表单 ............................................................................... 7

三、合同的履行 ....................................................................................................................... 8

(一)支出类合同履行 ........................................................................................................... 8

(二)收入类合同履行 ........................................................................................................... 9

四、合同的变更与解除 ........................................................................................................... 9

(一)支出类合同的变更与解除 ........................................................................................... 9

(二)收入类合同的变更与解除 ........................................................................................... 9

五、合同纠纷的处理 ............................................................................................................. 10

(一)支出类合同纠纷的处理流程 ..................................................................................... 10

(二)收入类合同的纠纷 ..................................................................................................... 11

六、合同文件资料管理 ......................................................................................................... 11

第四部分 附 则 ................................................................................................................. 11

第一部分总则

为加强某某房地产开发有限公司(以下简称公司)各项合同管理工作,维护公司的合法权益,进一步推进合同程序化、标准化、规范化管理,降低在工作中的履约风险,提高企业管理水平和经济效益,树立良好的企业信誉,根据《中华人民共和国合同法》、《民法通则》等有关法律、法规规定,结合公司实际,制定本制度。

一、合同管理定义

合同管理是指合同的草拟、审批、签订、执行监督、信息反馈等。包括从资信调查、合同签订、履行、变更与解除、纠纷处理、合同终结归档等全过程的管理。

二、适用范围

本制度所称的公司合同是指公司所属职能部门以公司名义与公司外各类法人、自然人、其他各类经济组织所进行的各类经济活动和非经济活动所签订的各种合同、协议、章程等。本制度不包括以下所列事项的合同:

1、公司融资部签订的贷款、融资合同;

2、开发部签订的土地出让合同、开发战略协议;

3、行政综合部签订的目标责任书、劳动合同、福利合同、保密协议;

4、财务管理部的公司设立、合并、重组、股权收购等合同;

以上合同的签订由各管理部门进行完善,并出具管理方案,审批后单独下发相应管理制度。

三、合同管理原则

1、合法性原则:工程合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定,使

得公司的权益能够依法受到保护。

2、事前签订原则:合同应在经济事项发生前签署,禁止各类业务未签署合同即先行施行。

3、公平公正原则:在合同的草拟、谈判、签订过程中,必须要公平公正的进行合同的商务谈判、签订工作。在合同履行过程中,要公平公正的对其进行考评,使公司与优秀的合作单位建立长期战略合作关系。

4、规范化原则:在合同管理过程中,应不断完善合同范本,为公司以后的合同签订作为重要的依据。在经济事项发生时,如没有相应的合同范本,应该组织相关人员对合同进行草拟工作后,再进行逐级审批。

第二部分 管理机构和职责

一、材料部职责

公司材料部是公司支出类合同管理的草拟、报审、签订、监督执行机构;负责监督检查工程相关合同的订立和履行,协调解决合同履行中的问题,制定、审查并完善合同管理制度;在法定代表人授权下,参加合同纠纷的仲裁与诉讼等活动。

二、销售部职责

公司销售部是公司相应收入类合同管理的草拟、报审、签订、监督执行机构;协调解决合同履行中的问题,制定、审查并完善合同管理制度;在法定代表人授权下,参加合同纠纷的仲裁与诉讼等活动。

三、公司合同管理相关部门主要职责

(一) 材料部

1、负责对外签订支出类的合同;

2、根据公司授权组织合同的签订、变更、解除等事宜;

3、组织、协调合同审查及合同会签程序;

4、监督、了解各类合同的签订、履行、变更、解除等事项,为与供应商战略合作管理提供评价信息来源;

5、建立合同档案,对合同及其纠纷处理资料进行登录、统计、保管并提供查询服务;

6、负责合同中数量、单价、总价及付款条款的审核,根据其是否超成本提出审批意见;

7、及时向公司领导如实汇报合同管理、签订、履行中的问题,发现无效合同和利用合同进行违法活动时,应及时采取措施;

8、建立公司工程承包合同管理网络,保证工程承包合同管理信息准确、网络畅通、反馈及时;

9、宣传、贯彻国家有关法律法规,建立健全公司工程承包合同管理制度,检查工程承包合同管理制度执行情况;

10、开展业务培训和宣传,组织合同管理经验交流与总结,提高合同管理人员业务素质;

11、负责做好合同内有关商业信息的保密工作。

(二) 法务主要职责

1、负责督导公司条款合同以及部分非格式合同的起草制定,对部分重大及重要合同的条款内容进行审核,避免出现法律漏洞,确保合同的完整性;

2、负责公司工程承包合同合法性及法律风险审查;

3、负责指导和处理以公司资质中标项目的合同法律纠纷,并提供相关法律咨询;

4、协助进行重大合同的可行性分析,并提出书面分析报告。参加公司重大合同的谈判及文件起草工作;

5、对公司各类合同的鉴定及履行情况进行监督、检查;

6、负责合同纠纷引起的法律诉讼的处理;

7、参加公司组织投标项目的签约期合同评审。

篇三:合同管理制度

合同管理制度

第一章 总则

第一条 为加强合同的管理,规范和约束公司的经营行为,维护公司的合法权益,杜绝风险存在,根据《合同法》及有关法律法规,结合公司的实际情况,特制定本制度。

第二条 公司对外发生以下业务,均须以书面形式签订合同。

1、对外投资(接受投资);

2、借入(借出)款项(不含公司内借款);

3、分两次以上收(付)款的单笔业务;

4、服务期限在4个月以上的单次收(付)款业务;

5、单次付款(收款)金额在10, 000元以上的生产经营用原材料、机器设备(产品)采购(销售)业务。

第三条 合同标的具备招投标条件的,一般通过招投标程序再订立合同。

第四条 公司对合同实行专业归口管理,法人委托书管理,合同专用章管理。

第五条 本制度适用于x公司。

第六条 本制度由总则、合同相关部门的职责、合同订立条件、合同主要内容、合同订立、合同履行和评价、合同的变更解除、合同纠纷的处理、合同章及合同的管理、附则十部份组成。

第二章 合同相关部门的职责

第七条 公司的合同主管部门为法务部(行政暂兼),全面负责法律咨询、法律事务和合同管理的日常工作,其具体职责:

1、负责联系公司聘请法律顾问,法律顾问参与企业合并、分立,投资、入股等重大合同谈判、签约的法律咨询服务;负责对公司委托审查的合同提出法律意见,供决策参考:接受委托处理各类合同纠纷的协商、调解,代理仲裁、诉讼案件等法律事务工作;

2、参与公司重大工程、采购及投资项目的谈判;负责从财务角度对合同进行审核把关;

3、负责管理公司合同专用章,建立合同台账,填写合同报表,保管合同文本、变更函件与合同有关的资料,办理合同资料年终归档,建立合同档案(合同档案原件由行政部、财务部各执一份)。

第八条 合同承办部门指公司内部需签订合同的部门;合同承办部门由业务对口的分管领导负责;承办人指具体负责合同签订的公司员工。

l、合同承办部门主要职责:

1.1 在授权范围内负责谈判、签订合同,既不能违章越权,也不能消极推诿;

1.2 依照“谁签订合同谁负责”的原则,对本部门所承办签订合同的主体资格,履约能力的可靠性,合同内容的合法性、严密性、可行性及其执行结果负直接、主要责任;

1.3 负责按质、按量、按时全面履行合同,避免出现违约给公司造成损失;

1.4 协调对方及与合同相关部门的关系。

2、合同承办人主要职责:

2.1 承办人对客户资信调查的真实性负直接责任;

2.2 负责本部门合同文本及相关文书的起草,送部门负责人修改,再由法务人员斟酌完善;

2.3 送相关部门会签;

2.4 呈送分管领导复核审批;

2.5 及时掌握合同履行的进展情况,发现问题及时向部门经理汇报,并提出解决问题的意见和建议;

2.6 负责保管合同文书及与履行、变更、转让、解除合同的有关文件,及时送交合同主管部门行政部、财务部归档。

第三章 合同订立条件

第九条 公司法定代表人对承办人签订合同实行授权委托代理制度。承办人依据经相关权限人签字审批后的“合同评审签发单”代表法定代表人签订合同。承办人未办理“合同评审签发单”对外签订的合同无效(其经办人将负全责)。

第十条 合同承办部门对经办的合同,经审查具备以下条件的,方可办理签约手续。

1、“合同评审单”中的评审流程已完成;

2、依据合同性质确定合同类别,正确使用合同示范文本;

3、对方应具有的条件:

3.1 对新客户(供应商)的营业执照、税务登记证以及履约能力的有关证件经审查合法、真实、可靠;对已有业务关系的客户(供应商)应审查其以往付款情况,以及近期经营状况有无负面的重大变动;

3.2 所需的生产许可证、经营许可证、产品合格证、计量合格证、建筑工程资质证、装修资质证、物业管理资质证、广告许可证等相关法定证件齐备;

3.3 正式规范的委托代理手续、签字盖章手续、审批手续;

3.4 合同签订人的身份、资格,合法有效。

4、合同内容具有合法性、严密性、可靠性。合同条款齐备、文字准确,风险控制到位。

第四章 合同主要内容

第十一条 合同主要内容包括如下八项:

1、当事人的基本情况:①当事人的姓名(自然人)或名称(经济组织);②法定代表人(负责人);③住所(自然人的户口所在地或常住地址、经济组织的主要办事机构或主要经营场地);④电话、传真;⑤营业执照号;⑥银行账号;

2、合同标的:标的是指合同各方当事人权利义务指向的对象。如买卖合同中的具体买卖的物品、工程合同中的工程范围等;

3、数量;

4、质量;

5、价款、结算方式和付款方式;

6、履行期限、地点和方式;

7、违约责任;

8、解决争议的办法。

第五章 合同订立

第十二条 合同订立程序,一般包括调研准备阶段和洽谈签约两个阶段。

第十三条 调研准备阶段

l、订约资格与履约能力的调查。按照对客户资信调查的规定,对新开客户要即时调查,长期客户要定期考查的要求,合同正式签订前,对于新客户,承办部门需填写“前期调查表”,对客户资信情况做出评价,部门负责人签字,作为审批合同的附件;

2、可行性研究。确定了目标市场与客户关系后,应根据公司的经营意图和自身特点、市场需求制定出经营方案。作为对外洽谈、交易的依据。

第十四条 洽谈签约阶段:

1、合同谈判:合同谈判应由具有合同谈判经验并具有相应技术、经济和法律知识的人员负责;重大或法律关系复杂的合同应由合同主管领导和承办部门联合组成谈判小组。合同谈判小组负责人由董事长确定。合同承办部门为合同谈判小组牵头部门,负责对谈判要点进行纪录,形成“谈判会议纪录”并由谈判小组成员签字确认。

2、合同起草:合同起草原则上由承办部门的谈判人员或谈判小组负责,必要时可由律

师根据谈判要点起草和修正。合同起草应做到标的明确、平等互利、内容齐全、条款完备、责任明确、风险控制到位。

3、合同评审:合同承办部门的承办人员应填写“合同评审单”, 将合同文本、合同对方资料、招标相关资料送至相关要限人评审,必要时还须提供合同签订背景情况说明。若评审人提出有需要修改的地方,应由承办人修改后重新执行修改、复审及完善。

3.1合同金额评审人权限,合同总价在300,000元以下的总经理为最终评审人;合同总价超过300,000元的,董事长为最终评审人;

3.2合同条款评审人分为专业评审人和一般评审人两种。一般评审人根据合同金额确定最终评审人(评审小组人员由董事长选定);

3.2.1工程类合同

①本制度所称建设工程指建筑工程、设备安装工程、基础设施工程(供水、供电、煤气燃气、供暖、通讯、智能化、小区配套、环境工程、公建)等;

②工程合同由工程部负责起草、谈判。建设工程合同条款的起草应参照《建设工程施工合同示范文本》(GF-91-02 01)(工商同字(19 91)第83号)及《建设工程价款结算暂行办法》(财建[2004] 369号)。建设工程合同及合同预算须送造价审计部、财务部审核;

③工程合同需经工程师(质量、工期、形象进度等技术部分)、预算师(合同价款、计价方式、费用、经济签证等)、财务经理(付款方式)进行专业评审后,方可提交合同承办部门的分管副总(就合同条款的合法性、完整性负第一责任)、总经理、董事长进行一般评审。工程类合同评审附属文件包括:施工图、预算书、招标文件、投标文。合同对方应提供施工资质证复印件。

3.3合同均需财务经理进行专业评审后,提交合同承办部门的分管副总(就合同条款的合法性、全面性)、总经理、董事长、进行一般评审。

4、合同定稿:合同由承办部门经理和分管领导根据评审意见定稿。若评审人会签的有“需修改”意见,则需重新修改和评审。对于评审意见无法达成一致同意的,为不耽搁时间将由合同金额最终评审人直接定稿(附公司文件号 )。历次“合同评审签发单”作为最新“合同评审签发单”的附件,合同承办部门不得废弃。

5、签字盖章:定稿的合同,承办人可凭“合同评审单”签字,并持“合同评审单”申请加盖合同专用章。公司合同一律盖“合同专用章”,凡申请盖公章的,须由合同专用章保管人签字同意。

6、合同原件资料归档:所有合同一般公司留存两份。

7、外部有关手续:法律法规规定需经专门机关批准的合同,合同签订后应由承办部门办理审批手续;凡国家规定需经有关部门登记或备案的合同,必须向规定的部门申请登记或备案;凡按有关规定必须鉴证的合同,必须申请鉴证;法律规定或合同约定进行公证的合同

必须进行公证。

第六章 合同履行和评价

第十五条 合同的履行阶段

1、承办部门负责组织、协调合同规定的公司义务的全面履行,督促检查、验收、确认合同对方义务的履行。合同承办人应将合同的履行情况及时向董事长汇报;

2、合同签订后,承办部门应在2日内将合同文本复印件送达与履行合同有关的部门并将合同义务分解落实;

3、对应验收的标的物,应由有关部门验收后签署验收证明。对验收不合格或与合同规定不符的标的物,应由承办部门在即日提出书面意见,按国家规定或合同约定的时间向对方提出异议,尽快采取适当措施解决;

4、凡不按合同规定的结算方式办理收款和支付手续的,财务部有权拒绝办理。财务部经理应随时督促合同承办部门保障合同双方如约履行合同;

5、合同承办部门应定期对到期合同履行情况进行检查。问题较大的应书面上报董事长。 第十六条 总结评价阶段

合同承办部门要对重大合同的履行情况按进行总结,分析执行结果,评价合同伙伴,总结经验教训。

第七章 合同的变更、解除

第十七条 合同虽已签订,但发现显失公平、重大误解或对方有欺诈行为,严重损害公司利益的,合同承办部门应及时与对方协商变更或解除合同,并以“工作审批单”逐级审批汇报,申请采取合法有效的措施,制止危害行为的发生,必要时可请求仲裁机构或人民法院予以变更或撤消。

第十八条 对于工程类合同在执行过程中涉及经济签证的,合同承办部门应根据明确的修改图纸,则按图纸计算变更工程量;如无明确图纸须进行现场丈量确认,并绘制图纸或拍照录像,以保存第一手原始资料。

第十九条 经双方协商变更、解除合同的内容,应签订书面协议,签订的补充协议按正常合同依本制度的规定办理手续,作为原合同的附件进行管理。

第八章 合同纠纷的处理

第二十条 合同违约必须依法承担违约责任。对方违约要按规定索取违约金,如造成经济损失还应索取赔偿金;我方违约或给对方造成经济损失应由承办部门查清原因,以“工作审批单”形式逐级审批后按规定办理违约金和赔偿手续。

第二十一条 发生合同纠纷后,承办部门应首先及时与对方协商解决。因对方责任引起的纠纷,应坚持原则,保障我公司合法权益不受侵犯;因我公司责任引起的纠纷,应尊重对方的合法权益,主动承担责任,并尽量采取补救措施,减少我公司损失;因双方责任引起的

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