公文收发要求

发布时间:2016-12-09 来源: 公文 点击:

篇一:2016行文规范及收发文件管理办法

公司行文规范及收发文件管理办法(试行)

第一条 为规范公司各种文件的起草和签发,提高公文质量,确定文件编号办法,为各种文件的拟写方法、存档工作奠定基础,正确指导公司的各项工作,特制定此管理办法。

第二条 文件种类:

(一)请示:请上级指示和批准,用“请示”。

(二)报告:向上级汇报工作,反映情况,用“报告”。

(三)批复:答复请示事项,用“批复”。

(四)通知:传达上级指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用“通知”。

(五)通报:表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属单位知道的事项, 用“通报”。

(六)决定:对某些问题或者重大行动做出安排,用“决定”。

(七)函:平行或不相隶属单位之间互相商洽工作,向有关主管部门询问和答复问题,用“函”。

(八)会议纪要:传达会议议定事项和主要精神要求有关单位共同遵守执行的,用“会议纪要”。

(九)简报:上下左右之间反映工作情况,交流工作经验,主要限于内部使用的,用“简报”。

(十)调查报告:为了解决实际问题,掌握客观规律,进行

调查,获得对事物本质和规律性认识,用“调查报告”。

第三条 公司行政文件编号:

(一)公司文件编号:川富航+年份+流水号

(二)公司以综合管理部名义发文 :川富航综字+年份+流水号

(三)公司部门发文编号:川富航(部门简称)字+年份+流水号

第四条 文件格式:

(一)文件格式一般包括:标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号等。

(二)文件纸一般用A4纸。

(三)文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补, 裁切折叠,使其整齐划一。

(四)向上级请示的公文应一文一事,主送一个单位,不要同时抄送下级单位,不要直接送领导人(除直接交办外);向下级单位的重要行文,可以抄报直接上级单位。

第五条 公文管理内容和要求:

(一)保证及时、准确地处理公文,反对积压和紊乱, 注意文件的安全,防止失密泄密,是公文处理的基本原则。一般公文的处理以不超过一周为限, 紧急公文随到随办。

(二)收文

1、有外单位送本公司的公文,统一由前台文员签收、拆封、登记。做到当日来文,当日拆封。如发现漏页、漏附或误送, 应立即联系发文单位。因故未能将当日来文拆封处理时,应将收到的文件全部看一遍,急件急办,以防误压。

2、“亲收”、“亲启”的文件,一定要有收件人或指定人员亲自收启。可视情况进行登记。

3、“绝密”文件, 一定要由公司负责人或指定的人员拆封。

4、某些不重要的,今后又无参考价值的文件,如一般的会议通知、便函等可不作登记。

5、在拆封登记时, 要按登记本所列项目逐项认真登记清楚。登记本的项目一般应包括:收文日期、收文编号、来文单位、来文编号、来文摘由、附件密级。随文附来的各种附件(包括文字、表格),要在专栏里将份数登记清楚。

6、分文:来文经过登记手续后,按各部门分文,并要求签收。

7、分文、批办、签注意见时,一定要写清楚主办、协办部门。

(三)签发

1、凡以公司名义发出的公文,均由综合管理部拟稿、打印,核稿,总经理签发。

2、各部门发出的公文,由各部门专人拟稿、打印,部门主管核稿,分管领导签发,综合管理部备案存档。

(四)发文

1、凡经领导签发的公文,必须由综合管理部登记编号。发文登记按登记本所列项目逐项认真登记清楚。登记本的项目, 包括顺序、发文日期、发往公司或部门、文件份数、密级等。

2、文件封发时,应检查份数,附件是否相符,是否盖章,文件中的收文机关和信封上是否一致,检查无误后进行包封登记。并在文件原稿和发文簿上注明发出日期。

(五)缮印和校对

1、凡由综合管理部拟办的各类公文、简报、信息、会议日程、上报材料等由综合管理部拟稿、校对,并送公司总经理核准

2、各部门拟办的各类公文、简报、信息、上报材料等由各部门专人拟稿,部门负责人校对,并送公司领导总经理核准后,方可打印。

3、公文打印按文件缓急程度依次排列,一般情况公文不超过两天,急件必须当日完成。

(六) 文件递送

1、和收文人在同一区域内,可采取文件直接递送,并且收文单位的收文人须在《发收文件登记表》上签字确认。

2、公司间的文件递送可用传真、邮寄(挂号信)、快递。

(七) 传真事项:

1、所有传真资料必须经责任部门负责人签字(涉及相关财务时,必须有财务总监签字)。

2、清楚填写“收发文确认单”,以回传的确认单由综合管理部按日期统一归档,以便备查。

(八) 邮寄事项:

如需邮寄、快递的所有物品或资料,都须经部门负责人同意,由部门负责人通知前台文员寄送。并在《信件/快递发件登记表》以及快件底单上签字确认。

(九) 报刊杂志管理

1、报刊杂志管理人员每半年按照公司的要求做出订阅报刊杂志计划及预算,负责办理有关订阅手续。

2、报刊杂志管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类, 并分别送到有关部门。有关部门处理后,一周内交回办公室由报刊管理人员统一 处理、涉及专业性的刊物应存档备查。

3、任何人不得随意将报刊挪作他用,若需处理,需经综合管理部负责人批准。

第六条 本办法由综合管理部负责解释。

二零一六年九月二十二日

篇二:关于规范公司文件收发的通知

关于规范公司文件收发的

通知

*********:

为规范和严肃公司文件收发工作,提高传阅效率,保证收发文质量,保证及时传递,现将公司文件收发要求及程序通知如下:

一、文件收发范围

日常经营管理工作中接收的内外部文件,即通知、通报、报告、请示、批复、意见函、简报、规定、会议纪要、协议、合同等。

二、收文要求

(一)、须统一使用公司印制的文件处理签。

(二)、须完整填写年度、密级、来文单位、文件标题、文件字号、抄送、紧急程度、文件日期、和页数等;附件则附文件后。

1、密级:根据文件内容填写绝密、机密、秘密及普通。

2、来文单位:即主要拟文单位,须具体详细填写。

3、文件标题:准确、简要地概括文件的主要内容。

4、文件字号:部门统一流水字号,不重复。

5、抄送:除主送单位外,还需具体抄送的其他部门。

6、紧急程度:特急、紧级、一般。

7、页数:即有文字文件总页数(含文件处理签及附件)。

(三)文件处理签须保持清洁完整,不可使用修正液或修正纸,严禁使用胶水粘贴页面。

(四)文件内容字号统一要求用小四号宋体号,注意词义完整,排列对称,间距恰当。

(五)呈送领导及单位须具体填写全称。

(六)打印、校对、审核须签字。

(七)涉及金额的相关文件请在文件处理签“文件标题”栏后注明具体大写金额。

三、文件上报

文件上报由董事长办公室负责签收、登记、拟办、跟踪、督办、回复等,送董事长助理审核确认后呈送董事长批阅,收文登记应将文件字号、文件名称、来文单位、收文日期、递交日期、移交接收人等情况逐项填写清楚。

三、文件下发

董事长批阅文件由董事长办公室移交管理中心负责文件扫描下发,文件发送范围按董事长批复意见发送、抄送,并清楚填写发放时间、接收人等。

四、其他注意事项

1、各事业部、各职能部门因特殊情况,未按正常程序呈董事长批复的相关文件,须及时将董事长批复原件移交管理中心档案管理员处归档。

2、董监事会、股东会、合同等重要资料,由董事长办公室董事长助理负责保管。

附:收文负责人****联系方式:*******QQ:******

发文负责人****联系方式:*******QQ:********

特此通知

二○一四年十二月四日

主题词:规范 文件收发 通知

报:集团董事长

发:集团各事业部、各职能部门

篇三:办公室收发文管理办法

收发文管理办法

第一章总则

为使综合协调部收发文工作规范化、制度化、科学化,并结合呈贡至澄江高速公路工程第八工区建设实际,特制定本办法。

收发文工作必须做到及时、准确、安全、保密。由综合协调部据实统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档。

第二章文件种类

第八工区项目经理部文件种类主要有:

一、决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排、部署,奖惩相关人员。

二、决议 适用于经会议讨论通过的重要决策事项。

三、通知 适用于公布规章制度,转发相关部门的公文;要求相关部门办理和相关部门需要周知或者共同执行的事项;聘用和解聘人员。

四、通报 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和情况。

五、报告 适用于向相关单位(部门)汇报工作、反映情况、提出建议,答复相关单位(部门)的询问。

六、请示 适用于向相关单位(部门)请求指示、批准。

七、意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。

八、函 适用于单位间相互商洽工作,询问和答复问题;向相关主管部门请求批准等。

九、会议纪要 适用于记载、传达会议主要情况和要求与会单位、部门、人员共同遵守的议定事项。

第三章行文规则

行文要注重实效,少而精。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要简短。

向上级机关行文,报送的公文应当主送一个上级机关;如需其他相关上级机关阅知,可以抄送。不得越级向上级机关行文,尤其不得越级请示问题;因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送被越级的上级机关。报表、总结材料、情况说明、特殊书信等各类文件须经项目经理审定后,方可报送上级机关或上级领导人。

向上级机关请示问题,应一文一事,不在非请示公文中夹带请示事项。请示事项涉及指挥部相关部门业务范围时,应当经过协商并取得一致意见后上报。

第四章公文处理程序

第七条 公文办理分收文办理和发文办理。收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、承办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、审核、签发、登记、缮印、校对、用印、分发、传递、立卷、归档、销毁等程序。

第八条 收文办理

(一)签收。事务、行政性收文一律由综合协调部收发人员签收,按程序办理。除项目经理直接交办的事项外,不得将公文直接报送项

目经理个人,项目经理不受理未经收发人员签收的公文,相关领导和部门人员通过会议等渠道接收的公文,返回项目部后,应及时送交综合协调部收发人员签收。

(二)登记。签收的公文,由收发人员逐件拆封核查,分类登记。登记时,要区分急件与平件,区分办件、阅件、简报,避免该办的文件漏办。

(三)分发。对不需办理的阅件和简报。按其内容分别送相关领导和部门阅知。

(四)拟办。需要办理的公文,由综合协调部负责人按人员分工或部门职权范围提出拟办或批办意见。拟办意见应力求准确、可行。对紧急公文,由综合协调部复印后,直接批给相关部门办理,并提出办理时限,原件项目经理阅示。对需要几个部门承办的公文,应明确一个部门牵头。对篇幅较大的文件,可拟请相关部门摘录提要后送相关领导批办。

(五)批办。综合协调部按照拟办意见及时将公文分送相关领导批办。对需贯彻执行的文件,要批示贯彻执行的具体方案与意见,对需办理和答复的要注明承办部门及承办时限,经项目经理批办过的公文,要在来文登记簿上注明批送给某部门,并及时发送相关部门办理。

(六)承办。相关部门接到交办的公文,应抓紧办理,并贯彻急事急办、特事特办的原则。紧急公文应按批示注明的时限办结。未注明时限的一般公文应在5日内办结,不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或不适宜本部门办理的,应在当天退回综合协调部并说明

理由。

(七)催办。公文处理应建立催、查办制度。由综合协调部签收、登记后分办或送项目经理批办的公文,由综合协调部主任催办。一般公文由综合协调部3天催办一次,紧急公文要做到跟踪催办,重要公文及项目经理导批示要求限期办理的公文,应重点催办,并及时反馈办理情况。

(八)查办。查办是催办的继续和深入。对办文拖拉、落实项目经理批示不力、反馈信息迟缓、屡催不办的部门,综合协调部主任可直接登门查办,将查办结果予以通报。

第九条 发文办理:

(一)

公文收发要求

、拟稿。应根据项目经理批示或口头指示,由承办部门或承办人负责撰拟文稿。重要文件应由部门负责人或项目经理亲自起草,或列出提纲、论点,由熟悉情况的承办人拟写,以减少失误,争取时间。

草拟公文应当做到:

1、符合国家的法律、法规和方针、政策及相关规定。

2、情况确实,观点明确,条理清楚,文字精炼,书写工整,标点准确,篇幅力求简短。

3、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

4、结构层次序数,第一层为“一”、第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

5、必须使用国家法定计量单位。

6、用词用字准确、规范。文内使用简称,一般应当先用全称,并注明简称。

(二)、审核。拟文部门负责人负责初审,综合协调部负责人负责终审,并送相关领导签发。文稿应由撰稿人亲自送审,并说明拟文因由、依据、目的。在办理过程中的发文文稿应做好保密工作,不得交由外单位人员送审、传阅。

审核的重点是:是否需要行文,有无行文依据,批件是否返还综合协调部,是否符合国家的法律、法规和方针政策及相关规定,是否与相关部门协商、会签,文字表述、文种使用、公文格式等是否符合规定。

文稿送审过程中,拟稿人应当与核稿人保持联系,以便及时说明情况。对内容比较简单,文字修改不大的,可由文秘人员修改,对重要件、急件或有重大问题要修改的,应同拟稿人共同研究修改。

对内容不成熟,在文字上又需要作大量修改的文稿,可合并或需分开行文的,文秘人员提出处理意见后,可退回拟稿部门。

经过终审的文稿,如内容改动较大、层次勾划较乱、辨认困难、不符合归档要求的,由拟文部门清稿后(并将原稿附后)再送项目经理签发。

(三)、签发

经会签、审核后的文稿,由授权负责人签发。

审批公文,主批人应当签署明确意见,并写上姓名和审批的年、

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