公文的抄送规则

发布时间:2016-11-28 来源: 公文 点击:

篇一:公文抄送规范

公文的抄送是将文件在主送的同时发送给与公文有关需要知晓或遵照执行的单位,抄送单位是公文结构的组成部分。行政机关的公文使用抄送比较频繁,但由于抄送单位居于公文的文尾,所列单位不属于文件的主要或直接承办单位,在办文过程中往往容易被遗漏或处理不当,影响了文件贯彻执行的效果。为此,公文的抄送问题应给予足够的重视和恰当的把握。

一、抄送文件的适用范围

根据《国家行政机关公文处理办法》的规定和公文运用中的实际情况,抄送的适用范围主要有以下几个方面:

1.在上行文中,有三种情况:一是受双重或多重领导的机关向上级机关请示,在主送一个机关的情况下,将其他上级机关列为抄送机关;二是因特殊情况越级请示时,应当抄送被越过的上级机关;三是向有关上级机关或领导人报告情况时,可以抄送其他需要了解情况的领导或不相隶属的机关。

2.在平行文中,依照管理职权范围函复平级机关审批事项,涉及重要的政策性规定或执行面较广的,应抄送上级机关,必要时也应抄送相关的平级单位及本系统的所属机构。如省物价局依职权范围复函批准省交通厅提出的全省春运客运基准价格,应抄送省物价局的上级包括国家发展改革委、省人民政府,同时抄送给相关的省直单位,如省发展改革委、省经贸委等,并抄送给下级物价部门。

3.在下行文中,有三种情况:一是向下级制发生要行文,应当抄送上级机关、与文件内容有关联的平级机关;二是向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送该机关的另一上级机关;三是转发上级文件时,一般应抄送被转发的上级机关。

4.在联合发文时,如需抄送,应按照上述原则分别抄送各联合发文机关对应的上级、平级和下级机关。

二、抄送文件的作用与效力

1.备案作用。下级机关发文抄送上级机关,对下级机关来说,是反映情况、汇报工作,便于上级监督、指导,避免在重要决策上出现差错;对上级机关来说,便于了解和掌握下级机关的工作情况,统管全局,加强指导,还可作为决策的参考。

2.协调作用。受双重领导的,抄送非主送的领导机关,便于上级机关明确承办责任,避免相互推诿,同时也表示对非主送的有关领导机关的尊重;抄送平级机关,有利于与本单位业务相关的单位沟通情况、增进了解、协调工作,避免出台的政策相互矛盾,或因不通气而产生误会,影响文件贯彻落实。

3.告知作用。对发文机关而言,通过抄送形式将需要在有关单位知晓的事项告诉受文方,履行告知义务;对被抄送机关而言,通过接收抄送文件知晓发文的意图,便于了解情况或配合工作。

4.执行作用。抄送单位同样是公文的受文机关,现行国家行政机关公文处理办法第十

条、第十三款规定:“抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关”,明确了被抄送单位依照职能职权除享受有知情权外,还具有执行的义务,即当本地出现同样情况或需要时,也应按抄送文件中的规定执行,而不需就同样内容报请上级单位批准,抄送文件具有作为执行依据的法律效力。既非主送又非抄送的单位如需执行规定,应依照职能职权请示发文单位确定能否执行文件。如:省物价部门批复某市物价部门同意收取某项费用,则各市如遇到同样需要,都可按文件规定执行;如只批复一个市,没有抄送其他市的,其他市须另作请示。又如省物价部门函复解释或明确某市咨询的某项政策问题,被抄送的各市物价局都应按同一解释执行。

三、抄送文件的行文规则

使用抄送除遵守上述第一条列举的规则外,还应注意以下几点:

1.切忌乱抄乱送。发文机关要根据公文内容与性质、机关或领导人的职能职权及工作的需要、保密需要来确定抄送名单,少了不利于工作,过多过滥会使受文机关以及发文机关本身不胜负担。

2.抄报、抄送统一使用“抄送”。新的国家行政机关公文处理办法,已将过去区分抄报用于上级单位、抄送用于下级单位,改为统一使用抄送。至今仍有一些单位继续使用抄报,这是不符合现行行政机关公文处理规定的。

3.请示件要慎列抄送单位。一是不宜抄送下级机关;二是确实需要抄送平级单位的,也应严加控制抄送范围,因为上级未批准时,文件的内容尚未确定,还处于内部研究决策阶段,故不宜让信息扩散,否则会使工作被动甚至造成不良后果;三是有的单位为了争取领导重视,将请示件抄送许多上级领导,这样将影响上级单位正常的公文流转。

4.抄送的排列顺序。一般按机关性质和隶属关系掌握,依据国家、省、市级单位层次顺排,如确需抄送上级领导的,可先排个人,再排单位。

还需要指出的是,被抄送机关要妥善处理所收文件。只需知晓而无办理责任的被抄送机关应将文件送有关领导或业务人员了解文件内容;发现抄送文件有政策问题的,应及时将意见反馈发文机关;与本单位关系密切需要贯彻执行的,应将文件转入办文环节,并妥善保管文件以备使用。

篇二:公文中有关主送、抄送的规范

有关主送、抄送机关的规范

行文机关根据其隶属关系、职权范围及公文的性质、内容,正确选择主送机关与抄送机关。

(一)关于主送

行文应当根据公文的内容及发文、收文机关的隶属关系及职权范围确定主送机关,上行文应当坚持一个主送机关的作法,不能多头主送。多头主送往往造成受文机关之间相互推诿或产生矛盾、抵触,反而不利于尽快解决问题。确定上行文主送机关的规范是:

1.请示,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式。

2.受双重领导的机关向上级机关行文,应当根据公文内容,即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送机关。

3.除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

(二)关于抄送

抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送范围得当,有助于公文处理,否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。

1.应当抄送的情况

(1)除主送机关外,需要执行或知晓公文的其他机关,应列为抄送机关;

(2)向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关;

(3)上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一个上级机关;

(4)下级机关因特殊情况必须越级请示时,应抄送被越过的上级机关;

(5)上级机关越级向下级机关行文时,可以抄送受文机关的直接上级机关。

2.不应当抄送的情况

(1)请示不得抄送其下级机关;

(2)接受抄送公文的机关不必再向其他机关转抄、转送;

(3)凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。

需要批复的上报文,必须有主送机关,且只能由主送机关,由主送机关批复后下发批复文件。如工程决算的请示。(一般我们没有抄报,由诸报部门牵头去落实,你抄报显示是一个兵对多个头,让他们分别批复,意见相左,让你自己为难!!) 比如年度总结之类的上报文不需要批复,可以有主送机关,同时可以抄送给你的有关系的上级机关部门。 如果是对自己单位下发文,则可以抄送到上级有关部门,让他们知道你的工作进度。

假设:A B(平行)

a1(管行政),a2(管法务)(A的下级机关,平行关系)

A有一份行政性法规文件,那么:

主送机关:a1(明确告知其行政工作中的一些规定)

抄送机关:B,a2(让其知会有此一文,将来的工作能好配合)

抄报机关:听说现在已经开始渐渐不用了,如果一定要有,是指A还有一个上级机关,这份文件也需要让上级机关知道有此事,“抄报”需要批复的,有点尊敬的意思,但是现在开始都用抄送了。

参看《国家公务员制度》、《公务文书写作》

篇三:公文格式编排规则

附件

公司公文格式编排规则

一、公文用纸幅面尺寸及版面要求

(一)幅面尺寸:公文用纸统一采用A4型纸,幅面尺寸为210毫米×297毫米。

(二)页边与版心尺寸:公文用纸天头(上白边)为37毫米±1毫米,下白边为35毫米,公文用纸订口(左白边)为28毫米±1毫米,右白边为26毫米,版心尺寸为156毫米×225毫米。

(三)字体和字号:如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号方正仿宋体字,特定情况可以作适当调整。

(四)行数和字数:一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心,特定情况可以作适当调整。

(五)文字颜色:如无特殊说明,公文中文字颜色均为黑色。

二、文件格式公文各要素编排规则

版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。 — 3 —

页码位于版心外。

(一)版头

1. 密级和保密期限。指公文的秘密等级和保密的期限,应根据文件内容据实标注。一般用3号方正黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数

公文的抄送规则

字用阿拉伯数字标注。

集团公司公文涉及的秘密分为国家秘密和集团公司商业秘密。国家秘密分为“秘密”、“机密”、“绝密”3个层级,企业商业秘密分为“油商密★”、“油商密★★”、“油商密★★★”3个层级。

2.份号。指公文印制份数的顺序号。涉密公文(含国家秘密及集团公司商业秘密)应标注份号,一般用3~6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行,编虚位补齐,即第一份公文份号可以编为“001”、“0001”等。

3. 紧急程度。指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,可分别标注“加急”或“特急”,用3号方正黑体字,顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,则份号标在第一行,密级和保密期限标在第二行,紧急程度标在第三行。

4. 发文机关标志。由发文机关全称或规范化简称加 “文件” 二字组成。联合行文时,发文机关标志可以同时标注联署发文机关名称,也可以单独使用主办机关名称,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前,“文件”二字置于发 — 4 —

文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排列。

发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35毫米,推荐使用方正小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则,字号不应大于上级机关。

5. 发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔 〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。

发文字号编排在发文机关标志下空二行、红色分隔线之上的位置,其中,下行文居中排布,上行文居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

6. 签发人。上行文应当标注签发人姓名。用3号方正仿宋体字标识“签发人”三字,其后加全角冒号和签发人姓名,签发人姓名用3号方正楷体字,编排在发文机关标志下空二行位置。

如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

(二)主体

1. 公文标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号方正小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或 — 5 —

多行居中排列;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当。标题排列应当使用梯形或菱形。

公文标题中一般不使用标点符号,特殊情况下可使用书名号、顿号、括号、引号。

2. 主送机关。指公文的主要受理机关,应使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。

主送机关用3号方正仿宋体字,编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中。

主送机关的顺序一般按重要程度排列。各单位之间用顿号或逗号分清层次,同类型机关内同级机关之间用顿号分隔,不同类型机关之间用逗号分隔。

总部印发普发性下行文件,主送机关规范用语为“公司各单位、机关各部门”。

在遇到主送机关不是同类型的全部时,应一一列出,通常不用“各有关单位”、“各有关部门”等不确切的概括词。

3. 公文正文。指公文的主体,用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号方正仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。

正文中的结构层次序数可依次用“一、、”(一)“、”“1.、”(“1)”标注; — 6 —

一般第一层用3号方正黑体字、第二层用3号方正楷体字、第三层和第四层用3号方正仿宋体字标注。

4. 附件说明。指公文附件的顺序号和名称。公文如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后依次标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应与上一行附件名称的首字对齐。

5. 发文机关署名、成文日期、印章。发文机关署名发文机关全称或者规范化简称。成文日期署负责人签发的日期;联合行文时,署最后负责人签发的日期。加盖发文机关印章与署名机关相符,印章统一采用下套方式加盖。

成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得盖在空白页上。 单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。 — 7 —

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